การนัดหมายการประชุม (Meeting Appointment)

เมนู Meeting Appointment ใช้สำหรับจัดการและติดตามสถานะการนัดหมายการประชุมทั้งหมดภายในระบบ โดยสถานะต่าง ๆ มีความหมายดังนี้

ความหมายของสถานะการนัดหมาย

• Upcoming แสดงรายละเอียดการนัดหมายทั้งหมดที่ถูกกำหนดไว้ล่วงหน้า ตั้งแต่ วันที่ปัจจุบันเป็นต้นไป
• Meeting Requests ใช้สำหรับจัดการ คำเชิญการนัดหมาย ที่ได้รับจากผู้อื่น คุณสามารถเลือก ยอมรับ หรือ ปรับเปลี่ยนเวลาการนัดหมายได้ 
• Pending แสดงรายการนัดหมายที่คุณได้ส่งคำขอไปแล้ว และกำลัง รอการตอบกลับจากอีกฝ่าย ใช้เพื่อติดตามและอัปเดตสถานะล่าสุดของการนัดหมาย
• Canceled แสดงรายการนัดหมายที่ถูก ยกเลิก ไม่ว่าจะเป็นการยกเลิกโดยคุณหรือโดยผู้อื่น พร้อมแสดง เหตุผลในการยกเลิก
• Past ใช้สำหรับเข้าดู ประวัติการนัดหมายที่ผ่านมา ซึ่งสามารถนำไปใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงในการวิเคราะห์และติดตามผลการประชุม

ในส่วนของเมนู Meetings หากคุณต้องการทราบความหมายของสถานะการนัดหมายแต่ละรายการ สามารถนำเมาส์ไปชี้ที่ สถานะ (Status) ที่แสดง ระบบจะแสดง ป๊อปอัป (Popup) เพื่ออธิบายรายละเอียดของสถานะนั้น ๆ

 

 

---

 

กรณีที่ 1: การสร้างนัดหมายการประชุมใหม่

1.หากต้องการนัดหมายการประชุมกับ Publisher หรือผู้เข้าร่วมประชุมรายอื่น ให้ คลิกที่ ปุ่มปฏิทิน (Calendar) บนหน้าเว็บไซต์

 

 

2.ระบบจะแสดงหน้าต่าง Request a Meeting ให้ระบุรายละเอียด วันที่ และเวลาที่ต้องการ

 

 

3.คลิกปุ่ม Save เพื่อยืนยันการส่งคำขอ

 

 

4.เมื่อบันทึกเรียบร้อย ระบบจะนำคุณไปยังหน้า Meetings

- สถานะของคุณจะแสดงอยู่ในแท็บ Pending

 

 

- เพื่อรอการยืนยัน (Confirm) จากผู้ที่คุณส่งคำขอนัดหมายไป ระบบจะส่งอีเมลแจ้งรายละเอียดการนัดหมายไปยังคุณและผู้ที่คุณเชิญ

 

 

5.ในขั้นตอนนี้ คุณสามารถ แก้ไขรายละเอียดการนัดหมายได้โดยคลิกที่ปุ่ม Update จะแสดงหน้าต่างให้ระบุรายละเอียดตาม กรณีที่ 1 ซึ่งเมื่อแก้ไขรายละเอียดการนัดหมายเรียบร้อยแล้ว คุณก็จะได้รับอีเมล์แจ้งการแก้ไขรายละเอียด

 

6.ถ้าคุณต้องการดูรายละเอียดการนัดหมายให้คลิกที่ ปุ่ม View

 

 

จะแสดงหน้าต่าง รายละเอียดการนัดหมายทั้งหมด ดังรูป

 

 

7.ถ้าคุณต้องการที่จะยกเลิก หรือลบการนัดหมาย ให้คลิกที่ ปุ่ม Delete

 

จะแสดงหน้าต่างเพื่อยืนยันการ ยกเลิกหรือลบการนัดหมาย ถ้าคุณต้องการดำเนินการดังกล่าว คลิกปุ่ม Delete

 

 

 

---

 

กรณีที่ 2: การตอบรับและยืนยันการนัดหมาย

เมื่อมีคำขอนัดหมายเข้ามา หรือหลังจากคุณส่งคำขอไปแล้ว จะมีการเปลี่ยนแปลงสถานะดังนี้:

สถานะการนัดหมายก่อนการยืนยัน

• สถานะของคุณ : Pending
• สถานะของผู้ที่คุณส่งคำขอไป : Meeting Request

รายการนัดหมายจะถูกจัดเรียงตามวันที่ คุณสามารถคลิกที่แท็บของแต่ละวัน เพื่อดูรายการนัดหมายทั้งหมดในวันนั้นได้

1.ถ้าคุณต้องการยืนยันการนัดหมาย คลิกปุ่ม Confirm

 

 

2.ระบบจะแสดงหน้าต่างดังรูป คุณสามารถเลือก ยืนยันการนัดหมาย (Confirm Appointment) หรือ ปฏิเสธการนัดหมายได้ (Cancel Appointment)

 

 

3.ถ้าคุณเลือก ยืนยันการนัดหมาย (Confirm Appointment) และบันทึกการยืนยันการนัดหมายสำเร็จ สถานะของคุณและ สถานะของผู้ที่คุณส่งคำขอมาหาคุณจะแสดงในแท็ป Upcomming

 

 

4.ระบบจะส่งอีเมลแจ้งรายละเอียดการนัดหมายไปยังคุณ และผู้ที่ส่งคำขอมาหาคุณ

 

 

---

 

กรณีที่ 3: การปฏิเสธการนัดหมายการประชุม

การปฏิเสธการนัดหมายการประชุมสามารถแบ่งออกเป็น 2 กรณี ดังนี้

1.การปฏิเสธการนัดหมาย ก่อนการยืนยัน

2.การปฏิเสธการนัดหมาย หลังการยืนยัน

รายละเอียดของแต่ละกรณีมีดังต่อไปนี้

1.การปฏิเสธการนัดหมายก่อนการยืนยัน

- เมื่อคุณได้รับ คำเชิญการประชุม รายละเอียดการประชุมจะแสดงอยู่ในสถานะ Meeting Request

 

- คลิกปุ่ม Confirm ระบบจะแสดงรายละเอียดการประชุม จากนั้นคุณสามารถเลือก Cancel Meeting เพื่อปฏิเสธการนัดหมาย > คลิก OK เพื่อยืนยันการดำเนินการ

 

 

- เมื่อบันทึกสำเร็จ ระบบจะส่ง อีเมลแจ้งการปฏิเสธการนัดหมายการประชุม ไปยังทั้งคุณและผู้ที่ส่งคำขอนัดหมาย

 

2.การปฏิเสธการนัดหมายหลังการยืนยัน

- เมื่อคุณได้ ยืนยันการนัดหมายแล้ว รายละเอียดการประชุมจะแสดงอยู่ในสถานะ Upcoming

 

 

- คลิกปุ่ม Update Meeting ระบบจะแสดงรายละเอียดการประชุม จากนั้นเลือก Cancel Meeting เพื่อปฏิเสธการนัดหมาย > คลิก OK เพื่อยืนยันการดำเนินการ

 

 

หมายเหตุ : ในกรณีที่คุณได้ยืนยันการนัดหมายไปแล้ว คุณจะสามารถปฏิเสธหรือยกเลิกการนัดหมายการประชุมได้ จนถึงอย่างน้อย 1 วันก่อนวันนัดหมาย

- เมื่อบันทึกสำเร็จ ระบบจะส่ง อีเมลแจ้งการปฏิเสธการนัดหมายการประชุม ไปยังทั้งคุณและผู้ที่ส่งคำขอนัดหมาย

 

 

---

 

กรณีที่ 4: การประชุมที่ผ่านไปแล้ว

สถานะ Past ใช้สำหรับแสดงรายการนัดหมายการประชุมที่ได้สิ้นสุดลงแล้ว โดยครอบคลุมกรณีดังต่อไปนี้

• การนัดหมายที่ได้มีการประชุมเสร็จสิ้นแล้ว
• การนัดหมายที่ไม่ได้รับการยืนยันหรือปฏิเสธ แต่ เวลานัดหมายได้ผ่านไปแล้ว

การนัดหมายในทั้งสองกรณีนี้ จะถูกจัดเก็บและแสดงอยู่ภายใต้สถานะ Past เพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงและตรวจสอบย้อนหลัง